Не сказки, а подсказки для строительных компаний.

Заветная мечта любого руководителя строительной компании (тендера строительных компаний) включить компьютер, увидеть на его мониторе одну из двух кнопок (красный или зелёный индикатор). Горит зеленая кнопка значит в компании все хорошо и можно не беспокоиться, горит красная значит, есть проблема, которая требует вмешательства руководителя. Хорошо, если бы компьютер еще и подсказал, что это за проблема и как ее можно решить, за какие ниточки потянуть, кого наказать. Возможно ли это?

Управление компанией или отдельным ее подразделением, департаментом, отделом требует большого внимания, ответственности и способностей предвидеть возможные проблемы. Пожалуй, в большинстве случаев руководителями становятся именно те люди, которые мыслят стратегически. В отличие от исполнителей, в стандартном понимании этого слова, руководители, как правило, стараются думать над развитием компании, смотрят вперед, учитывая опыт и практику коллег. Но есть и исключения из правил.

Все узнаем на летучке

Говоря об управленцах, которые по-настоящему активны, инициативны, профессиональны, стоит подчеркнуть, что и у них возникает ряд сложностей в работе. Характер этих сложностей обычно заключается в недостатке времени на проверку деятельности сотрудников. Наверное, еще с советских (если не более ранних) времен в практику вошли так называемые летучки или планерки - коллективные совещания, периодически проводимые с сотрудниками. На этих разборах полетов нередко выясняется, что по некоторым проектам компании у коллег идет завал. Зачастую исполнители стараются максимально долго скрывать негативную информацию, создавая лишь видимость работы. С одной стороны, тут можно возразить, высказав предположение, что сотрудник недостаточно мотивирован на выполнение поставленных ему задач (непривлекательная заработная плата, отсутствие бонусных вознаграждений за выполненную работу, ненормированный рабочий день, низкий уровень корпоративной культуры и т.п.). Однако нередко халатность и недобросовестность работы исполнителя практически необъяснима.

Две кнопки для строительной компании

Если взять в качестве образца работу строительных компаний, то здесь совершенно очевидно то, что и сотрудникам, и руководителям нужно тщательно проверять массу показателей по договорам. Например, нужно следить за тем, чтобы по тому или иному договору не было потрачено больше средств, чем необходимо. В противном случае, компания будет работать себе в убыток. Также нужно контролировать темпы выполняемых работ, не допускать перепроцентовок и т.д. Исполнитель должен понимать, какие показатели критичны, какие могут быть скорректированы позже. Заметим, что если в компании сформированы и утверждены регламенты работы, которых исполнитель должен придерживаться, то контроль со стороны руководителя становится еще более простым и эффективным. На руководителя строительной компании или отдельного ее подразделения ложится огромная ответственность. Соответственно, каждый управленец хочет быть предупрежден заранее о том, что в компании назревает проблема, которую нужно решить на начальных этапах ее возникновения. Иными словами, пожар легче предупредить, чем потушить. Как это реализовать вот в чем вопрос. В идеале, каждому руководителю хотелось бы, чтобы при включении компьютера на мониторе появлялась кнопка: красная или зеленая. Красная кнопка символизировала бы тот самый пожар, который нужно тушить пока не поздно. Зеленая же кнопка была бы подтверждением того, что в компании все в порядке и можно спокойно заниматься текущими задачами.

Когда красное стало зеленым

Впрочем, исполнитель от подобной системы семафоров получил бы неоценимую пользу. Допустим, что строительная компания ведет управленческий учет в специализированной компьютерной программе, в которой учитывает всю деятельность предприятия: от договоров, финансового и календарного планирования до составления отчетов о выполненных работах на объектах и т.п. Пусть так. Но является ли наличие такой программы гарантией того, что компания не будет работать в авральном режиме? Если же программа будет дополнена функциями так называемого предварительного контроля, то ее значимость и польза для компании возрастет в разы. Если такая функция появится, то пользователь программы сможет заблаговременно увидеть, по каким договорам у него есть проблемы (программа сообщит об этом сама в случае отклонения от плановых показателей).

При этом программа полностью фиксирует все проблемы, о которых было сообщено пользователю. Ситуации, в которой сотрудник может сказать о том, что программа ни о чем его не предупреждала, просто не может быть. Точнее, может лишь в одном случае: если пользователь отсутствовал на рабочем месте. Здесь уже руководитель должен знать сам, по какой причине это произошло.

Семафор и CRM

Продолжая тему семафоров в программе для управленческого учета в строительстве, стоит сказать, что если такая программа интегрирована вместе с CRM-системой (программой для управления отношениями с клиентами и контрагентами, планирования и учета контактов), то ее эффект становится еще более действенным. Например, исполнитель получает автоматическое сообщение программы о том, что по каким-либо этапам договора возникла проблема. Он своевременно реагирует на это известие и формирует своим коллегам некоторые задачи в CRM-системе. Цель предпринять оперативные меры для решения проблемы, поставив задачи тем сотрудникам, которые могут на нее повлиять. Руководитель, в свою очередь, сможет увидеть это. Он будет знать наверняка, что исполнитель не сидел сложа руки, а действительно делал многое для того, чтобы проблема была решена как можно раньше. У исполнителя, в свою очередь, также появляется весомый инструмент влияния на решение возникшей проблемы.

Будущее уже наступило?

Фантастичны ли вышеназванные пожелания исполнителей и руководителей или они действительно выполнимы? Вероятно, правильный - второй вариант ответа. Раньше программа для управления строительством была чем-то революционным, сейчас - автоматизация управленческого учета и документооборота в строительстве становятся все более распространенным явлением. По всей видимости, разработчики программных решений не остановятся на достигнутом и система предварительного контроля, предупредительных семафоров появится в составе ПО, которое предназначено именно для строительных компаний.