Как правильно организовать банкет

В наше время можно прекрасно провести вечеринку, юбилей, презентацию и даже свадьбу в шикарных залах гостиниц. Для организации подобных мероприятий привлекаются сотрудники особых банкетных служб.

Заказчикам, желающим достойно встретить гостей, предоставляются на выбор и уютные банкетные залы, и конференц-кабинеты, и рестораны с роскошной обстановкой. К примеру, в отелях «Метрополь» клиенты могут выбрать из 10 залов, имеющих разный дизайн и вмещающих любое количество посетителей. Гостиницы в Петропавловске чаще всего имеют небольшое количество залов скромной вместимости, однако торжества здесь проводятся часто.

Организаторы прибегают к небольшим хитростям. К примеру, делят пространство звукоизолирующими перегородками. В результате вы получаете два уютных помещения для банкетов. А особое оформление залов позволяет всякий раз менять обстановку до неузнаваемости.

Умение принять заказ

Показателем профессионализма персонала служит умение принять заказ. Организаторы банкета должны обладать всей информацией о характере торжества, количестве гостей, особенностях мероприятия, пожеланиях. Затем менеджеру надо принять решение, какой зал подойдет лучше, предоставить варианты меню, рассказать о дополнительных возможностях заведения.  Безусловно, нужно быть готовым предложить для праздничного стола особое фирменное блюдо с участием шеф-повара. Любой фешенебельный ресторан в Петропавловске может себе это позволить.

В целом лучше всего обсуждать вместе с клиентом, шеф-поваром и кондитером тонкости банкетных блюд. Это вызывает доверие у заказчика и помогает избежать ошибок. Сегодня многие рестораны предлагают самую разнообразную национальную кухню, шведский стол, прекрасный десерт. Для единой концепции мероприятия важно чтобы стиль оформления соответствовал тому, что на столе.

Коррективы всегда возможны

По опыту отельеров, лучше всего умеют выразить свои пожелания постоянные заказчики. Однако надо уметь общаться и с новичками, которые плохо представляют себе, каким должен быть банкет. Им трудно сформулировать, как сделать торжество роскошным. Для персонала в этом случае особая задача — помочь клиенту принять разумное решение. Нужно показать, что в вашем заведении обслуживание будет на высоте. Ограниченный бюджет может стать настоящим препятствием. Но для профессионала не должно составлять труда предложить вариант, который будет по силам клиенту. Приходится зачастую и убеждать заказчика превысить бюджет, если мероприятие так важно.

Организация банкетов — дело непростое и менеджеру необходимо не один раз встречаться с клиентом. Поначалу человек доложен осмыслить информацию, прикинуть цены, величину зала и соотнести все это со своими идеями. А банкетной службе надо приспособиться, внести нужные коррективы.

Задействованы все…

Период подготовки к мероприятию в основном зависит от числа приглашенных. Скажем,  банкет на 30–40 посетителей можно организовать за день при свободном зале. А серьезное торжество на пару сотен человек лучше готовить за месяц. Особенно если требуется заказывать сложное оформление, экзотические продукты для блюд. В среднем же банкеты организуются за неделю до срока.

К делу подключается не только банкетная служба, но и другие сотрудники гостиницы. Инженеры готовят оборудование и декорации, housekeеping помогает с оформлением банкетного зала, наведением порядка, к участию привлекаются фирмы с музыкальными и шоу-программами. И конечно, особая занятость будет в день проведения банкета. Финальный инструктаж персонала должен максимально подготовить всех к грядущему ответственному вечеру.