Организация конференций в Москве

Деловая конференция в столице — мероприятие серьезное и очень ответственное. Успех данного предприятия во многом зависит от того, насколько разумно и четко оно организовано. Высокий класс конференции требует согласования сотен мелочей, уточнения всех важных деталей, в том числе, подбора соответствующего бюджету и классу помещения, где будет проходить официальная часть.

Следует отметить, что какую бы форму делового общения вы ни выбрали, будь то семинар, конференция или тренинг, помимо конференц-зала руководителям тренинга понадобится организация проживания для иногородних гостей, питание прибывших на конференцию участников (завтраки, ужины и кофе-брейки), а также проведение небольшой культурной программы, где все гости смогут увидеть достопримечательности Москвы.

Немаловажной деталью конференции высокого класса является соблюдения регламентов прибытия участников для своевременного начала работы. Для этого важно запланировать несколько трансферов (в зависимости от количества гостей), которые смогут обеспечить комфортный проезд участников мероприятия к месту проведения конференции. Кроме того, если планируется пригласить гостей из-за рубежа, следует заранее позаботиться о визовой поддержке, если таковая потребуется гостям из других стран.

Несколько слов о бюджете

Как известно, Москва — один из самых дорогих мегаполисов в мире. Безусловно, стоимость жилья и питания должны быть соизмеримы и приемлемы для каждого приглашенного на бизнес-мероприятие. В этом случае наилучшим выходом из ситуации станет гостиница на час. Для небольших семинаров и бизнес-встреч можно арендовать компактный, однако удобный конференц-зал, где все участники будут чувствовать себя комфортно. Если же вы ищете отель с почасовой оплатой, то в гостинице "Рандеву" в Сокольниках вы найдете все необходимые помещения для проживания гостей.

При организации массовых обучающих занятий, диспутов, лекций, семинаров и тренингов необходимо предусмотреть наличие микрофонов и видеоаппаратуры для записи материала. Не помешает современная кафедра или стойка, размещенная "во главе" зала. Наиболее удобным вариантом акустической аппаратуры являются дистанционные радиомикрофоны. При отсутствии таковых можно воспользоваться традиционным проводным микрофоном, который будет поочередно закрепляться на каждом докладчике.

Таким образом, приняв во внимание все вышеуказанные мелочи, а также составив четкое расписание рабочих участков и перерывов, а также культурных мероприятий, вы будете уверены, что организованная конференция пройдет на достойном уровне.