Как выбрать «правильное» ивент-агентство?
Организация праздников и проведение корпоративных мероприятий одна из сложных задач любой компании. Корпоративная вечеринка это не просто отдых и развлечение, а проявление корпоративной культуры, стиля и имиджа. Это мероприятие призвано формировать командный дух коллектива, умение не только работать, но и отдыхать вместе.
Корпоративный праздник это уже не просто банкет. Появились фирмы, которые утверждают, что это устроить корпоратив это настоящее искусство. И те, кому нужно произведение этого искусства, становятся клиентами популярных нынче ивент-компаний. Компаний этих немало, но как найти ту единственную?
Выбирают по одежке
Одежкой ивент-агентства будем считать его офис. И сайт. Посмотрите, как на сайте собрана и систематизирована информация о подрядчиках, исполнителях, ведущих. Все необходимые лицензии, страховки и сертификаты в порядке? Все, как говорится, по полочкам? Это хорошо.
Как подает себя агентство? Как оформлены документы, которые оно присылает вам? А как выглядит оборудование, предоставляемое агентством для праздника? Вот это та самая одежка, по которой встречают.
Обязательно загляните на сайте в раздел Клиенты. Это самый важный аксессуар одежки. Если в этом разделе находятся логотипы известных компаний, для ивент-агентства это плюс. Однако не всегда это значит, что работа с известными компаниями прошла успешно и клиент остался доволен ивент-агентством. Проверьте.
И особое внимание уделите списку заказов за последние два года. Если в нем не попадаются названия крупных компаний, значит, не так хорошо идут дела у агентства. В ивент-бизнесе все зависит от рекомендаций. Если одному клиенту что-то не понравилось, об этом узнают другие потенциальные клиенты. И это значит, что как раз таки они и останутся потенциальными. Положительно зарекомендовавшее себя агентство не испытывает недостатка в серьезных заказчиках.
Список клиентов важная характеристика. Если агентство успешно работает, то 70% его клиентов должны носить статус постоянных. Это значит, что они довольны ивент-компанией и готовы пользоваться ее услугами снова и снова. Посмотрите, насколько часто обращались в агентство те или иные компании. Постоянным можно назвать клиента, обратившегося в ивент-компанию не меньше трех раз.
Прежде чем заключать договор, попросите, чтобы ивент-агентство прислало вам список пяти своих ошибок. Рассказ о пяти ошибках и способах их устранения, естественно. Если компания помнит о своих промахах, значит, она не допустит их в дальнейшем. Да и небезынтересно будет прочесть о том, как же агентство справилось с проблемой.
Если на одежку можно посмотреть еще до начала сотрудничества, то на следующие характеристики агентства можно обратить внимание только в процессе.
В первую очередь агентство должно познакомить вас с менеджером, который будет ответственным за ваш праздник. По любому вопросу вы можете обращаться к нему, у него должна быть вся информация о вашем торжестве. Ведущий менеджер это тот, кто во всем виноват. Он отвечает за все.
Во время разговора о предстоящем празднике, наблюдайте, какие вопросы задает вам менеджер агентства. Вы должны понять, насколько он понимает, что вам нужно. Пусть он первым задаст вам вопросы.
Положительно характеризует ивент-агентство его постоянное общение с клиентом. В процессе подготовки праздника ведущий менеджер должен неустанно сообщать вам о результатах, передавать отчеты о затратах. А чем ближе праздник, тем больше менеджер должен с вами говорить.
Отчеты о подготовке нужны вам. Благодаря отчетам вы будете видеть куда уходят денежки. Отчетность это необходимый элемент прозрачной и честной работы.
Грамотный специалист предоставит заказчику расписание мероприятия по минутам. Плюс список тех, кто назначен ответственным за каждую минуту. Список не просто имен, но телефонов и даже адресов. Это необходимо для быстрого решения любых вопросов на площадке.
Наблюдайте!