Электронный документооборот как альтернатива бумаге

Документооборот – это маршрут документа по предприятию с момента его создания или же получения и до поступления его в архив или же отправления. Документы различного типа в ходе обработки переходят от одного сотрудника к другому, путешествуют между отделами, образуя при этом похожие или постоянные маршруты. Завершивший все маршруты и сданный в архив документ подразумевает наличие права доступа к нему некоторых должностных лиц организации.
Эффективность организации очень сильно зависит от хорошо налаженного документооборота. Организация делопроизводства производится с помощью автоматизации процессов. Последняя включает в себя создание списка, справочника работников, имеющих доступ к документации, их роль и принадлежность к организации, автоматическую идентификацию документов и выбор верного маршрута при большом потоке документации. Также система должна иметь возможность сохранения типовых маршрутов документов, создание уникальных маршрутов и возможность изменения типовых в соответствии с различными обстоятельствами, при этом исключая нарушение корпоративной безопасности. Делопроизводство должно решать такие задачи, как контроль действий над входящими и исходящими документами на предприятии. Работа с внутренними документами также должна быть автоматизирована. Это могут быть и нормативные документы, и служебные записки, и приказы, иные виды документов.
Электронный документооборот при этом имеет массу преимуществ перед традиционным бумажным. При нем все созданные, хранимые и передаваемые документы поддерживаются при помощи информационно-коммуникационных компьютерных технологий, которые объединены в сетевую структуру, предусматривающую формирование и ведение распределенной базы данных. Это не отрицает использование документов на бумаге, но высший приоритет имеет документ в электронном виде, созданный, корректируемый и сохраняемый на компьютере.
В связи с этим на предприятиях используется интранет. Он представляет собой мини-интернет внутри организации для коллективного использования информации. Построен он на той же базе понятий и технологий, используемых и для Интернета, но ограничен виртуальным пространством внутри компании. Возможен и выход во всемирную паутину, но база данных организации при этом должна быть под защитой брандмауэра, который исключит доступ к информации нежелательных посторонних лиц.
Видимую часть интранета представляет собой корпоративный портал. Это интерфейс веб-сайта компании. Используется он как эффективное средство, дающее возможность коллективной работы, автоматизации бизнес-процессов, значительно упрощая обмен информацией между отделами компании, сотрудниками и внешними партнерами. Первоначально, имея новостные, исключительно ознакомительные функции для работников – публикацию объявлений и всевозможных материалов, впоследствии корпоративные порталы обзавелись и инструментами для непосредственной работы с базами документации.


Вы находитесь в разделе Бизнес-Инфо ресурса 21.by, здесь вы найдете актуальную и интересную информацию.